Lohnbuchhaltung digitalisieren: So automatisierst Du Deine Lohnprozesse mit DATEV Personal
Stundenzettel per E-Mail, Prämien in Excel, fehlende Stammdaten oder Krankmeldungen nach der Abrechnung: Mit DATEV Personal lässt sich die Zusammenarbeit rund um die Lohnabrechnung digital, strukturiert und sicher organisieren.
Digitale Lohnbuchhaltung heißt: weniger Übergaben, weniger Rückfragen
Die Lohnabrechnung selbst ist selten das Problem. Zeit kostet vor allem das, was davor und danach passiert: Stundenzettel, die per E-Mail kommen. Prämien, die in einer Excel-Liste stehen. Ein neuer Mitarbeiter, dessen Steuer-ID noch fehlt. Eine Krankmeldung, von der die Lohnbuchhaltung erst nach der Abrechnung erfährt. DATEV Personal bündelt diese Schritte in einem durchgängigen digitalen Prozess zwischen Deinem Unternehmen und uns als Steuerberatungskanzlei.
Grundlage
Was ist DATEV Personal?
DATEV Personal ist eine Anwendung innerhalb von DATEV Unternehmen online. Sie bündelt die Funktionen, die Du als Arbeitgeber:in für die Vorbereitung und Nachbereitung der Lohnabrechnung brauchst, an einem Ort. Dazu gehören eine digitale Personalakte, die Pflege von Stammdaten, die Erfassung variabler Monatsdaten sowie der Zugriff auf Lohnauswertungen.
Ablauf
Der digitale Lohnprozess Schritt für Schritt
Neue Mitarbeitende digital aufnehmen
Neue Mitarbeitende füllen einen Online-Personalfragebogen aus, auf Deutsch oder Englisch. Die Angaben landen strukturiert im System, statt als eingescanntes Formular bei uns anzukommen. Muss eine Sofortmeldung zur Sozialversicherung abgegeben werden, etwa in Branchen mit entsprechender Pflicht, kannst Du sie direkt aus der Anwendung auslösen.
Stammdaten selbst aktualisieren
Umzug, neue Bankverbindung, geänderter Familienstand: Solche Änderungen trägst Du selbst ein. Nach Deiner Freigabe gehen die Daten an uns. Das spart Rückfragen und verhindert, dass eine Änderung in einem E-Mail-Postfach untergeht.
Monatsdaten erfassen und freigeben
Arbeitsstunden, Überstunden, Prämien, Urlaubsgeld oder andere variable Bezüge erfasst Du in einer tabellarischen Übersicht. Die Lohnarten und Abwesenheitsgründe richten wir vorab passend für Dein Unternehmen ein. Sind alle Angaben vollständig, gibst Du sie mit einem Klick frei.
An- und Abwesenheiten taggenau erfassen
Für Beschäftigte mit Stundenlohn erfasst Du die Arbeitszeiten tagesgenau in einem Kalendarium. Für Gehaltsempfänger:innen trägst Du Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheit ein. Die Daten fließen direkt in die Lohnabrechnung ein.
Elektronische AU abrufen
Seit 2023 müssen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich versicherter Beschäftigter elektronisch bei der Krankenkasse abrufen. Mit DATEV Personal erledigst Du das direkt in der Anwendung. Die eAU steht anschließend auch uns in der Lohnsoftware zur Verfügung, sodass Entgeltfortzahlung und Krankengeld sauber abgerechnet werden können.
Dokumente in der digitalen Personalakte austauschen
Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Nachweise über vermögenswirksame Leistungen oder Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse lädst Du in die integrierte Personalakte hoch. Du kannst jedes Dokument kommentieren und einer Kategorie zuordnen. Wir erhalten es direkt in unserer Lohnsoftware. Kein Scannen, kein Abheften, kein unsicherer Versand per E-Mail.
Auswertungen jederzeit abrufen
Nach der Abrechnung stehen Dir die Lohnauswertungen online zur Verfügung, zum Beispiel Brutto-Netto-Abrechnungen, Lohnjournal, Personalkosten, Beitragsnachweise und Lohnsteuer-Anmeldungen, auch über mehrere Jahre hinweg. Eine Suchfunktion und Filter nach Mitarbeitenden und Dokumenten helfen Dir, schnell das Richtige zu finden.
Lohnabrechnungen digital an das Team verteilen
Über DATEV Arbeitnehmer online erhalten Deine Mitarbeitenden ihre Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen in einem eigenen, geschützten Portal. Die Dokumente werden nach der Abrechnung automatisch bereitgestellt. Drucken, Kuvertieren und Porto entfallen.
Mehrwert
Was bringt Dir das konkret?
Der größte Effekt ist nicht die einzelne Funktion, sondern der geschlossene Prozess. Jeden Monat laufen die gleichen Schritte in der gleichen Struktur ab. Das bringt Dir vor allem vier Vorteile.
Weniger Rückfragen und Korrekturen
Vorab eingerichtete Lohnarten und Pflichtangaben helfen dabei, Daten strukturiert und mit weniger Rückfragen an uns zu übermitteln. Das kann nachträgliche Korrekturabrechnungen reduzieren.
Klare Verantwortlichkeiten
Mit der Monatsfreigabe ist eindeutig, wann die Daten final sind. Das schafft Verbindlichkeit auf beiden Seiten.
Mehr Datenschutz
Lohndaten gehören zu den sensibelsten Daten in Deinem Unternehmen. Statt über E-Mail-Anhänge laufen sie über die DATEV-Cloud mit gesichertem Zugang.
Alles an einem Ort
Personalunterlagen, Monatsdaten und Auswertungen liegen zentral und sind jederzeit abrufbar, auch aus dem Homeoffice oder unterwegs.
Rechtlicher Rahmen
Ist die digitale Lohnabrechnung zulässig?
Ja. Nach § 108 Abs. 1 GewO muss die Entgeltabrechnung in Textform erteilt werden. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 28.01.2025 (9 AZR 48/24) entschieden, dass Arbeitgeber diese Pflicht grundsätzlich erfüllen, wenn sie die Abrechnung in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellen. Eine Zustimmung der einzelnen Mitarbeitenden ist dafür nach Auffassung des Gerichts nicht erforderlich. Einen Anspruch auf eine Abrechnung in Papierform per Post gibt es grundsätzlich nicht.
Zwei Punkte solltest Du dennoch beachten: Gibt es in Deinem Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser bei der Einführung eines solchen Portals ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Außerdem sollten Mitarbeitende ohne eigenen Onlinezugang die Möglichkeit haben, ihre Dokumente im Betrieb abzurufen oder auszudrucken.
Auch die Personalakte lässt sich weitgehend digital führen. Seit Anfang 2025 können die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz grundsätzlich in Textform nachgewiesen werden. Für bestimmte Branchen gelten allerdings Ausnahmen, und Mitarbeitende können einen schriftlichen Nachweis verlangen. Befristungsabreden brauchen weiterhin die Schriftform. Sprich uns gerne an, wenn Du unsicher bist, welche Dokumente in Deinem Fall im Original vorliegen müssen.
Einrichtung
Was brauchst Du für den Start?
Die Voraussetzungen sind überschaubar. Du brauchst einen Zugang zu DATEV Unternehmen online sowie die Berechtigung für DATEV Personal. Bestellung und Einrichtung übernehmen wir als Kanzlei für Dich. Wir legen außerdem die Lohnarten und Abwesenheitsgründe passend zu Deinem Unternehmen an und schalten, wenn gewünscht, Deine Mitarbeitenden für DATEV Arbeitnehmer online frei.
Deine Mitarbeitenden erhalten anschließend ihre Registrierungsunterlagen. Für die Anmeldung im Portal benötigen sie eine E-Mail-Adresse und eine Authenticator-App. Eine eigene App von DATEV ist nicht nötig, das Portal funktioniert im Browser auf jedem Gerät.
Einsatz
Für wen lohnt sich DATEV Personal?
Grundsätzlich für jedes Unternehmen, dessen Lohnabrechnung wir erstellen. Besonders spürbar ist der Nutzen, wenn mindestens einer dieser Punkte auf Dich zutrifft:
- Du beschäftigst Mitarbeitende im Stundenlohn, Minijobber:innen oder Aushilfen mit wechselnden Arbeitszeiten.
- Du zahlst regelmäßig variable Vergütungen wie Provisionen, Prämien oder Zuschläge.
- Dein Team wächst und Du stellst häufig neue Mitarbeitende ein.
- Du arbeitest remote oder an mehreren Standorten.
- Du willst Personalprozesse so aufsetzen, dass sie auch ohne Dich zuverlässig laufen.
Umstellung
So startest Du mit urban tax
Je nach Ausgangslage lässt sich der Umstieg auf die digitale Lohnbuchhaltung häufig innerhalb weniger Wochen organisieren. Zuerst schauen wir uns gemeinsam an, wie Deine Lohnprozesse heute laufen und wo die größten Zeitfresser liegen. Danach richten wir DATEV Personal und bei Bedarf DATEV Arbeitnehmer online für Dich ein und hinterlegen die passenden Lohnarten. Zum Schluss begleiten wir Dich und die zuständigen Personen in Deinem Team durch den ersten Abrechnungsmonat. So entsteht Schritt für Schritt ein klarer Ablauf für die Folgemonate.
FAQ
Häufige Fragen zu DATEV Personal
Muss ich meine Lohnabrechnung selbst erstellen?
Nein. DATEV Personal ist ein Werkzeug für den Datenaustausch. Die Lohnabrechnung, die Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt sowie die Auswertungen erstellen weiterhin wir.
Brauchen meine Mitarbeitenden einen DATEV-Zugang?
Nur wenn sie ihre Lohnabrechnungen digital über DATEV Arbeitnehmer online erhalten sollen. Dafür registrieren sie sich einmalig im Portal. Für die Erfassung der Monatsdaten in DATEV Personal ist nur ein Zugang für Dich oder die zuständige Person in Deinem Unternehmen nötig.
Dürfen Lohnabrechnungen ohne Zustimmung der Mitarbeitenden digital bereitgestellt werden?
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts grundsätzlich ja. Gibt es einen Betriebsrat, muss dieser bei der Einführung beteiligt werden. Wir empfehlen außerdem, das Team frühzeitig über die Umstellung zu informieren.
Was passiert mit bestehenden Papierunterlagen?
Bestehende Unterlagen kannst Du nach und nach in die digitale Personalakte übernehmen. Ob und wann Originale vernichtet werden dürfen, hängt vom jeweiligen Dokument ab. Hier beraten wir Dich im Einzelfall.
Was kostet DATEV Personal?
Die Kosten hängen davon ab, wie viele Mitarbeitende abgerechnet werden und welche Anwendungen Du nutzt. Wir stellen Dir gerne ein konkretes Angebot zusammen.
Hinweis: Stand: 15. September 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.