Häufig gestellte Fragen

Die Kosten richten sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), dem Gegenstandswert sowie Umfang und Komplexität Deines Mandats. Laufende Buchhaltung, Lohnabrechnung, Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratung werden deshalb passend zu Deinem tatsächlichen Bedarf kalkuliert. Vor Mandatsbeginn erhältst Du ein individuelles Angebot mit den vorgesehenen Leistungen und den voraussichtlichen Kosten. So weißt Du vor der Zusammenarbeit, womit Du rechnen kannst.

Ja, die Beratung und die laufende Zusammenarbeit können vollständig digital erfolgen. Vom Erstgespräch bis zum Austausch von Buchhaltungs-, Lohn- und Jahresabschlussunterlagen arbeiten wir mit digitalen Prozessen. Dadurch betreuen wir Unternehmen aus Hamburg und deutschlandweit. Wenn ein persönliches Gespräch sinnvoll oder gewünscht ist, kannst Du uns auch an unserem Standort im Zirkusweg in Hamburg treffen. Die Belegverarbeitung bleibt dabei konsequent digital.

Der Dokumentenaustausch erfolgt digital über die jeweils abgestimmten Systeme und Zugriffswege. Je nach Ausgangslage arbeiten wir mit DATEV Unternehmen online, sevdesk, Lexware Office, Accountable, BuchhaltungsButler oder lemniscus. Ergänzende Dokumente und die Zusammenarbeit organisieren wir über Microsoft 365. Zu Beginn legen wir gemeinsam fest, welcher Prozess zu Deinem Unternehmen passt, richten die benötigten Zugänge ein und erklären Dir die nächsten Schritte verständlich.

urban tax verarbeitet Belege ausschließlich digital; Papierbelege können wir daher nicht annehmen. Du übermittelst Rechnungen, Kassenunterlagen und weitere Dokumente elektronisch über das vereinbarte System. Falls Deine Buchhaltung heute noch papierbasiert ist, unterstützen wir Dich beim Umstieg, bei der Auswahl der passenden Lösung und bei der Einrichtung eines praktikablen Ablaufs. So wird die papierlose Buchhaltung im Alltag Schritt für Schritt beherrschbar.

urban tax betreut insbesondere Unternehmen aus E-Commerce und Onlinehandel, Logistik und Transport, der Baubranche und dem Handwerk, Arztpraxen und Heilberufen, Sport und Fitness, Beratung und Dienstleistungen sowie Immobilien und Vermietung. Auch Gründer:innen, Selbstständige, Agenturen, KMU und Unternehmensgruppen begleiten wir. Entscheidend ist nicht allein die Branche, sondern ob unser digitaler Arbeitsstil und unser unternehmerischer Beratungsansatz zu Deinem Bedarf passen. Das klären wir offen im Erstgespräch.

Ja, wir unterstützen Dich bei Betriebsprüfungen sowie bei Schreiben, Rückfragen und Fristen des Finanzamts. Wir prüfen die Mitteilung, ordnen sie steuerlich ein, bereiten die erforderlichen Unterlagen vor und übernehmen auf Wunsch die Korrespondenz. Bei einer Betriebsprüfung begleiten wir den Ablauf und klären offene Punkte mit der Finanzverwaltung. Schick uns ein neues Schreiben möglichst früh, damit wir Fristen prüfen und die nächsten Schritte rechtzeitig abstimmen können.

Ja, jedes Mandat hat bei urban tax eine feste persönliche Ansprechperson, die Deine Themen kennt und die Zusammenarbeit koordiniert. Je nach Aufgabe binden wir Kolleg:innen aus Lohn, Finanzbuchhaltung oder Steuerberatung ein. Dein Hauptkontakt bleibt dabei klar. Du musst Deine Ausgangslage deshalb nicht bei jeder Frage neu erklären und weißt, an wen Du Dich bei Buchhaltung, Jahresabschluss oder einer unternehmerischen Entscheidung wenden kannst.

Im Erstgespräch lernen wir Dein Unternehmen, Deine aktuelle Situation und Deine Ziele kennen. Wir sprechen über die benötigten Leistungen, bestehende Prozesse, eingesetzte Software und anstehende Fristen. Anschließend sagen wir Dir klar, ob und wie wir Dich sinnvoll unterstützen können. Passt die Zusammenarbeit für beide Seiten, erhältst Du die nächsten Schritte für Angebot, Vollmachten, Datenübernahme und digitales Onboarding. Einen Termin kannst Du direkt über unsere Kontaktseite anfragen.

Für das erste Gespräch brauchst Du normalerweise keine vollständige Steuerakte. Hilfreich sind eine kurze Beschreibung Deines Geschäftsmodells, Rechtsform, Umsatz- und Beschäftigtenstruktur, die zuletzt erstellten Abschlüsse oder Steuererklärungen sowie Hinweise auf offene Fristen. Bei einem Kanzleiwechsel helfen außerdem Informationen zur bisherigen Buchhaltungssoftware und zum aktuellen Bearbeitungsstand. Wenn einzelne Unterlagen fehlen, klären wir im Gespräch, was wir für ein belastbares Angebot wirklich benötigen.

Wie schnell Dein Mandat starten kann, hängt vom Leistungsumfang, freien Kapazitäten, vollständigen Unterlagen und möglichen Fristen ab. Nach dem Erstgespräch prüfen wir die Ausgangslage und stimmen den realistischen Starttermin mit Dir ab. Bei einem Wechsel beeinflussen außerdem Datenübergabe und Bearbeitungsstand der bisherigen Kanzlei den Ablauf. Wir versprechen deshalb keine pauschale Sofortaufnahme, sondern geben Dir früh eine klare Einschätzung und einen geordneten Onboarding-Plan.

Ja, urban tax begleitet Existenzgründer:innen und Start-ups bei den steuerlichen und kaufmännischen Grundlagen ihres Unternehmens. Dazu können Rechtsformwahl, steuerliche Erfassung, digitale Buchhaltung, Umsatzsteuer, Lohnabrechnung, Liquiditätsplanung, Jahresabschluss und Steuererklärungen gehören. Wir denken dabei nicht nur an die nächste Meldung, sondern an Prozesse, die mit Deinem Unternehmen wachsen. Welche Bausteine Du zum Start wirklich brauchst, klären wir anhand Deines Geschäftsmodells.

Der Wechsel beginnt mit einem Erstgespräch und der Prüfung, ob wir Dein Mandat übernehmen können. Nach Beauftragung und Vollmacht stimmen wir die benötigten Daten, offenen Aufgaben und Fristen mit Dir ab. Die Übergabe der Buchhaltungsdaten, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und weiterer Unterlagen kann anschließend mit der bisherigen Kanzlei koordiniert werden. Du erhältst einen klaren Ablaufplan, damit Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände während des Steuerberaterwechsels transparent bleiben.

Bei einer gut vorbereiteten Übergabe lassen sich Unterbrechungen in der Regel vermeiden. Entscheidend sind vollständige Daten, klare Stichtage und eine Übersicht über laufende Buchhaltung, Lohnabrechnung, Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahresabschlüsse und offene Finanzamtsfristen. Wir prüfen den aktuellen Stand vor der Übernahme und benennen mögliche Risiken früh. Falls Unterlagen fehlen oder Rückstände bestehen, vereinbaren wir mit Dir einen realistischen Plan, statt einen reibungslosen Wechsel pauschal zu versprechen.

Ja, ein Steuerberaterwechsel ist grundsätzlich auch unterjährig möglich. Ob ein bestimmter Zeitpunkt sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Buchungsmonate bereits abgeschlossen sind, welche Meldungen anstehen und wer den Jahresabschluss erstellt. Vor dem Wechsel sollten außerdem die Kündigungsregelungen des bisherigen Mandats und offene Honorare geprüft werden. Wir schauen uns Deine Situation an und legen gemeinsam einen Übergabestichtag fest, der Doppelarbeit und Fristrisiken möglichst vermeidet.

Das für Dich geltende Abrechnungsmodell nennen wir im individuellen Angebot. Grundsätzlich richtet sich unsere Vergütung nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV); Umfang, Gegenstandswert und Schwierigkeit beeinflussen die Kosten. Ob für klar abgegrenzte, wiederkehrende Leistungen eine pauschale Vereinbarung oder ein Paket möglich ist, prüfen wir anhand des konkreten Mandats. Ein allgemeines Paketversprechen geben wir daher nicht ab. Du erhältst die Konditionen in jedem Fall vor Mandatsbeginn.

Die Abrechnung richtet sich nach dem vereinbarten Leistungsumfang und den Konditionen Deines Angebots beziehungsweise der Mandatsvereinbarung. Auf der Rechnung findest Du den abgerechneten Zeitraum oder Auftrag, den Betrag, das Zahlungsziel und die Zahlungsinformationen. Wiederkehrende Leistungen und einzelne Beratungsprojekte können unterschiedliche Abrechnungszeitpunkte haben. Die für Dein Mandat geltende Regelung erläutern wir Dir vor Beginn, damit Leistung, Rechnung und Fälligkeit nachvollziehbar bleiben.

Ob für Dein Erstgespräch Kosten entstehen, teilen wir Dir vor der Terminbestätigung verbindlich mit. Die Einordnung hängt davon ab, ob es um ein unverbindliches Kennenlernen oder bereits um eine konkrete steuerliche Beratung geht. So weißt Du vor dem Gespräch, welcher Rahmen gilt. Beschreibe bei Deiner Anfrage kurz Dein Anliegen und die gewünschte Unterstützung; dann können wir den Termin richtig einordnen und offene Kostenfragen vorab klären.

Die gesetzliche Regelfrist endet grundsätzlich sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, bei kalenderjahrbezogenen Erklärungen also am 31. Juli des Folgejahres. Wird die Erklärung durch eine steuerlich beratende Person erstellt, gilt für die in § 149 Absatz 3 AO genannten Erklärungen regelmäßig der letzte Februartag des übernächsten Jahres. Vorabanforderungen des Finanzamts und Sonderregeln können zu früheren Fristen führen. Wir prüfen deshalb immer den konkreten Fall und den betroffenen Veranlagungszeitraum.

Die Bearbeitungsdauer hängt von der Vollständigkeit Deiner Unterlagen, der Komplexität des Sachverhalts und unserer aktuellen Kapazitätsplanung ab. Nach Eingang prüfen wir, ob Angaben fehlen, und stimmen den zeitlichen Rahmen mit Dir ab. Die anschließende Bearbeitung durch das Finanzamt können wir nicht steuern; sie variiert je nach Finanzamt und Fall. Reiche Unterlagen möglichst vollständig und früh ein, damit Rückfragen und vermeidbare Verzögerungen reduziert werden.

Ob Du eine Steuererklärung abgeben musst, hängt von Einkunftsarten, Rechtsform und Deiner persönlichen Steuersituation ab. Unternehmen und Kapitalgesellschaften treffen regelmäßig Erklärungspflichten; bei Arbeitnehmer:innen kann eine Pflichtveranlagung nur in bestimmten Fällen bestehen. Fordert das Finanzamt Dich zur Abgabe auf, musst Du reagieren. Auch ohne Pflicht kann eine freiwillige Erklärung sinnvoll sein. Wir prüfen Deinen Einzelfall und sagen Dir klar, welche Erklärungen und Fristen gelten.

Wir organisieren den digitalen Austausch über etablierte Systeme und abgestimmte Zugriffswege. Für DATEV-Dienste betreibt DATEV sein Rechenzentrum in Deutschland und weist Zertifizierungen für Informationssicherheit und Datenschutz aus. Je nach Mandat nutzen wir außerdem sevdesk, Lexware Office, Accountable, BuchhaltungsButler, lemniscus und Microsoft 365. Dabei beachten wir die DSGVO und beschränken Zugriffe auf die erforderlichen Personen. Als Steuerberatung unterliegen wir zudem der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG. Den konkreten Übermittlungsweg legen wir beim Onboarding fest.

Du brauchst keine besonderen Software-Kenntnisse, um mit urban tax digital zusammenzuarbeiten. Wir wählen mit Dir den passenden Prozess, richten die notwendigen Zugänge ein und zeigen Dir, wie Belege und Informationen übermittelt werden. Wenn Du bereits DATEV Unternehmen online, sevdesk, Lexware Office, Accountable, BuchhaltungsButler oder lemniscus nutzt, knüpfen wir möglichst an Deinen bestehenden Ablauf an und klären, welche Anpassungen für eine effiziente Zusammenarbeit wirklich sinnvoll sind.

Wenn Du noch nicht digital arbeitest, planen wir den Umstieg gemeinsam mit Dir. Wir erfassen den bisherigen Beleg- und Buchhaltungsprozess, wählen ein geeignetes System und legen klare Zuständigkeiten fest. Anschließend begleiten wir Einrichtung und Einarbeitung, damit der neue Ablauf im Alltag funktioniert. Wichtig ist: urban tax nimmt keine Papierbelege an. Vor Mandatsbeginn sollte daher geklärt sein, wie vorhandene und künftige Unterlagen digital bereitgestellt werden.

Ja, urban tax berät bei Unternehmensverkäufen, Umwandlungen, Restrukturierungen und Holdingstrukturen. Wir prüfen die steuerliche Ausgangslage, ordnen mögliche Gestaltungen ein und stimmen die Umsetzung mit den beteiligten Rechts- und Finanzierungspartner:innen ab. Entscheidend sind dabei nicht nur Steuern, sondern auch Haftung, Finanzierung, Ausschüttungen, Nachfolge und die langfristige Unternehmensstrategie. Je früher Du uns einbindest, desto besser lassen sich Alternativen vor verbindlichen Entscheidungen vergleichen.

Ja, wir unterstützen bei Erbschaft- und Schenkungsteuererklärungen sowie bei der steuerlichen Planung einer vorweggenommenen Erbfolge. Dazu erfassen wir Vermögenswerte, Beteiligungen und familiäre Ziele, prüfen Freibeträge und Bewertungsfragen und strukturieren die erforderlichen Erklärungen. Bei Immobilien, Unternehmen oder komplexen Vermögensstrukturen stimmen wir uns bei Bedarf mit Notar:innen und Rechtsanwält:innen ab. Eine frühe Planung schafft mehr Handlungsspielraum als eine Prüfung kurz vor der Übertragung.

Grenzüberschreitende Sachverhalte prüfen wir vor einer Mandatszusage im Einzelfall. Entscheidend sind die beteiligten Staaten, Steuerarten, Unternehmensstrukturen und der konkrete Beratungsbedarf. Im Erstgespräch klären wir, welche Themen in Deutschland zu bearbeiten sind und ob zusätzliche internationale Expertise erforderlich ist. Anschließend sagen wir Dir transparent, ob wir das Mandat selbst übernehmen, mit geeigneten Spezialist:innen zusammenarbeiten oder eine andere Anlaufstelle sinnvoller ist. Eine pauschale Übernahmezusage geben wir nicht.

Ja, digitale Unterlagen kannst Du grundsätzlich unabhängig von unseren Bürozeiten über den vereinbarten Übermittlungsweg bereitstellen. Das ist besonders praktisch für Unternehmer:innen, die ihre Buchhaltung nicht während des Tagesgeschäfts erledigen möchten. Die Bearbeitung und persönliche Rückmeldung erfolgen innerhalb unserer Arbeitsabläufe, nicht automatisch am Abend oder Wochenende. Bei fristgebundenen oder dringenden Themen solltest Du uns deshalb zusätzlich direkt informieren und nicht nur ein Dokument hochladen.

Die Antwortzeit hängt von Dringlichkeit, Komplexität und dem erforderlichen Prüfungsumfang ab. Deine feste Ansprechperson koordiniert die Anfrage und meldet sich, sobald eine belastbare Antwort oder eine sinnvolle Zwischeneinordnung möglich ist. Für dringende Fristen kennzeichne Dein Anliegen bitte deutlich und nenne den konkreten Termin. Eine pauschale, öffentlich zugesagte Reaktionszeit besteht derzeit nicht; den passenden Kommunikations- und Erwartungsrahmen stimmen wir zu Beginn des Mandats mit Dir ab.