E-Rechnung: Ab 2027 entscheidet Dein Umsatz 2026 über den Stichtag

Der Fahrplan in vier Zeilen

Seit 1.1.2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ohne Zustimmung, ohne Ausnahme. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür technisch aus.

Bis 31.12.2026: Beim Ausstellen darfst Du noch Papier oder PDF nutzen – für elektronische Übermittlung mit Zustimmung des Empfängers.

Ab 1.1.2027: Liegt Dein Gesamtumsatz 2026 über Euro 800.000,00, musst Du für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Papier und PDF sind dann raus.

Ab 1.1.2028: Die Pflicht gilt für alle, unabhängig vom Umsatz. Auch EDI-Verfahren, die nicht der Norm entsprechen, laufen dann aus.

Rechtsgrundlage für die Staffelung ist § 27 Abs. 38 UStG, die materielle Regelung steht in § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell verarbeitet werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland erfüllen das vor allem die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die zu wenige Pflichtfelder mitbringen.

Was keine E-Rechnung ist: ein PDF. Auch nicht, wenn es signiert ist, aus dem ERP kommt oder per E-Mail verschickt wird. Das PDF gilt als „sonstige Rechnung" und ist nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist umsatzsteuerlich nicht mehr ausreichend.

Entscheidend ist außerdem: Sämtliche Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Link auf ein Kundenportal oder ein angehängtes PDF ersetzt sie nicht. Anhänge sind zulässig – aber nur für ergänzende Informationen wie eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen.

Die 800.000-Euro-Grenze im Detail

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG – nicht der handelsrechtliche Jahresumsatz und nicht das, was in der BWA unter Erlösen steht. Für das Jahr 2027 zählt der Gesamtumsatz 2026.

Drei Punkte, die in der Praxis regelmäßig übersehen werden:

Organschaft: Es kommt auf den Umsatz des gesamten Organkreises an, nicht auf den der einzelnen Gesellschaft. Eine kleine Vertriebs-GmbH in einer größeren Struktur ist damit ab 2027 in der Pflicht, auch wenn sie selbst nur Euro 300.000,00 fakturiert.

Gutschriften: Wird per Gutschrift abgerechnet, ist der Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers relevant – also des Leistungsempfängers.

Kein rückwirkender Wechsel: Lag Dein Umsatz 2026 bei Euro 750.000,00 und wächst 2027 auf Euro 1.200.000,00, bleibt es für 2027 bei der Übergangsregelung. Der Umsatzsprung ändert die Ausgangsgröße nicht nachträglich.

Ein Beispiel: Eine Hamburger Agentur macht 2026 einen Gesamtumsatz von Euro 640.000,00. Sie darf 2027 weiterhin PDF-Rechnungen an Geschäftskunden schicken, sofern diese zustimmen – muss aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 ist Schluss damit. Praktisch wird sie schon vorher umstellen, weil größere Auftraggeber strukturierte Formate vertraglich verlangen.

Wo die Pflicht nicht greift

Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze. Beide Beteiligten müssen im Inland ansässig sein. Damit fallen heraus:

• Rechnungen an Privatkunden
• grenzüberschreitende Umsätze
• Kleinbetragsrechnungen bis Euro 250,00 (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) – empfangen müssen aber auch sie

Besonders relevant für Vermieter: Eine steuerfreie Vermietung ohne Option nach § 9 UStG löst keine E-Rechnungspflicht aus. Wird dagegen zur Umsatzsteuer optiert, gilt die Pflicht wie bei jedem anderen B2B-Umsatz.

Das eigentliche Risiko liegt im Rechnungseingang

Über die Ausstellung wird viel gesprochen, über den Eingang zu wenig. Dabei sitzt dort das Geld.

Ab 2027 gilt: Wenn ein Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist und Dir stattdessen ein PDF schickt, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung – und der Vorsteuerabzug steht dem Grunde nach in Frage. Nur weißt Du als Empfänger nicht ohne Weiteres, ob Dein Lieferant über oder unter Euro 800.000,00 liegt.

Die Finanzverwaltung entschärft das ein Stück weit: Du musst die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns einhalten, aber keine Recherchen darüber anstellen, ob ein Rechnungssteller die Übergangsregelung zu Recht nutzt. Und eine inhaltlich vollständige sonstige Rechnung ermöglicht in der Regel weiterhin den Vorsteuerabzug, weil sie der Finanzverwaltung alle Angaben liefert, die sie zur Prüfung braucht.

Verlassen würden wir uns darauf trotzdem nicht. Der pragmatische Weg: Fordere bei auffälligen Fällen eine Berichtigung durch eine E-Rechnung an und dokumentiere nachvollziehbar, warum Du ein PDF akzeptiert hast. Das kostet wenig und erspart in der Betriebsprüfung eine unangenehme Diskussion.

Hybridformate: Der strukturierte Teil gewinnt

Bei ZUGFeRD liegen XML-Datensatz und Bilddatei in einer Datei. Für den Vorsteuerabzug ist der strukturierte Teil maßgeblich. Weicht das lesbare PDF inhaltlich davon ab, kann darin eine zusätzliche sonstige Rechnung liegen – mit Risiko einer Mehrsteuer nach § 14c UStG. Geringfügige Abweichungen mit ergänzendem oder konkretisierendem Charakter beanstandet die Finanzverwaltung nicht.

Praktische Konsequenz: Konfiguriere Deine Rechnungsausgabe so, dass XML und PDF inhaltlich identisch sind. Das ist eine Einstellungsfrage, kein Projekt.

Die Finanzverwaltung misst der Validierung inzwischen erhebliche Bedeutung bei und unterscheidet drei Fehlerarten mit unterschiedlichen Folgen: Formatfehler (die Datei entspricht der Syntax nicht), Inhaltsfehler (eine Pflichtangabe fehlt oder ist falsch) und Verstöße gegen Geschäftsregeln, die umsatzsteuerlich unbeachtlich sein können. Ausgangsrechnungen vor dem Versand zu validieren und den Validierungsbericht aufzubewahren, ist deshalb sinnvoll – als Nachweis und um Rückweisungen zu vermeiden.

Dauerverträge: einmal richtig, dann Ruhe

Bei Dauerschuldverhältnissen wie Miet-, Wartungs- oder Beratungsverträgen genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, in der der Vertrag als Anhang enthalten ist oder sich der Dauerrechnungscharakter aus dem Inhalt ergibt. Erst wenn sich Pflichtangaben ändern – etwa bei einer Mieterhöhung – ist eine neue oder berichtigte E-Rechnung nötig.

Für Dauerrechnungen, die vor dem 1.1.2027 zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilt wurden, muss nicht zusätzlich eine E-Rechnung nachgeholt werden, solange die Angaben unverändert bleiben. Altverträge müssen also nicht pauschal überführt werden. Prüfe aber, ob vertraglich vorgesehene Preisanpassungen anstehen – dann wird die Initial-E-Rechnung fällig.

Aufbewahrung

Der strukturierte Teil der E-Rechnung ist acht Jahre unversehrt im Originalformat aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Ein Ausdruck oder ein PDF-Abbild genügt nicht. Für Zwecke der Umsatzsteuer liegt allein wegen einer Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Systems in der Regel kein Verstoß vor – die GoBD-Anforderungen für andere Zwecke bleiben davon allerdings unberührt.

Was jetzt zu tun ist

1. Umsatz 2026 hochrechnen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, bei Organschaft der gesamte Organkreis. Liegt die Prognose in der Nähe von Euro 800.000,00, plane für den Stichtag 1.1.2027.
2. Ausgangsseite klären. Kann Dein Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und versenden? Falls nein: Wechsel oder Zusatzmodul jetzt einplanen, nicht im Dezember.
3. Eingangsseite aufräumen. Ein zentrales Postfach für Rechnungseingang, klare Zuständigkeit, automatische Weiterverarbeitung in die Buchhaltung. Wer strukturierte Daten empfängt und dann ausdruckt, verschenkt den gesamten Nutzen.
4. Stammdaten prüfen. Vollständige Adressen, USt-IdNr., korrekte Leistungsbeschreibungen, Zahlungsbedingungen. Strukturierte Formate verzeihen Lücken nicht, die im PDF jahrelang niemandem aufgefallen sind.
5. Kunden und Lieferanten informieren. Wer ab 2027 umstellt, sollte das rechtzeitig ankündigen und die Empfangsadressen abstimmen.
6. Verträge sichten. Dauerschuldverhältnisse, anstehende Preisanpassungen, Klauseln zur Rechnungsstellung und zum Zugang.

Und danach?

Die E-Rechnung ist die Vorstufe. Auf EU-Ebene bringt das ViDA-Paket ab Juli 2030 ein transaktionsbezogenes Meldesystem für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze, das die Zusammenfassende Meldung ersetzt. Für inländische Umsätze ist ein nationales Meldesystem in Vorbereitung. Beim Übertragungsweg verschiebt sich der Schwerpunkt von der E-Mail hin zu Netzwerken wie Peppol.

Für die Praxis heißt das vor allem eines: Wer die Rechnungsprozesse jetzt sauber und strukturiert aufsetzt, muss in einigen Jahren nicht noch einmal von vorn anfangen. Wer die Umstellung als reine Pflichtübung mit minimalem Aufwand abhakt, macht das Projekt zweimal.

Wir unterstützen Dich dabei

Die E-Rechnung ist kein reines Formatthema, sondern eine Prozessfrage – vom Angebot über die Fakturierung bis in die Buchhaltung. Wir schauen uns gemeinsam an, wo Dein Umsatz 2026 landet, welche Pflichten daraus für 2027 folgen und wie sich die Umstellung ohne Medienbruch in Deine bestehenden Abläufe einfügt.

Melde Dich einfach bei uns – am besten, bevor der Jahreswechsel den Zeitplan vorgibt.

Stand: September 2026. Der Beitrag gibt den Rechtsstand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine individuelle Beratung.